Excel-Tool zur PPP-RL Pro. Steuerungs-, Planungs- und Nachweissystem. Für das Datenjahr 2025

Version 5.1

Bitte beachten Sie folgende Hinweise: 

• Das aktualisierte Handbuch wird im Januar bereitgestellt.

Das Excel-Tool zur PPP-RL Pro implementiert ein Steuerungs-, Planungs- und Nachweissystem. Es dient der Berechnung der Mindestpersonalvorgaben und ermöglicht die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Mit dem Tool sind detaillierte Datenanalysen und -simulationen sowie die Kalkulation der ab 2026 drohenden Sanktionszahlungen möglich. Das Tool enthält zudem eine umfassende Sektion mit Kennzahlen, zum hausinternen Vergleich und Plausibilitätscheck.

Das erweiterte Excel-Tool zur PPP-RL implementiert ein Steuerungs-, Planungs- und Nachweissystem. Es dient der Berechnung der Mindestpersonalvorgaben, zur detaillierten – auch grafisch unterstützten – Datenanalyse und -simulation (quartals- und einrichtungsbezogen sowie stations- und monatsbezogen), zur Kalkulation möglicher Sanktionsmaßnahmen (ab 2026) und zur quartalsweisen Datenermittlung und Übernahme in die Servicedokumente des IQTIG. Das Tool berücksichtigt dabei alle Vorgaben der PPP-RL für das Erfassungsjahr 2025. Daher wurde der Erfassungsbereich für die Patienteneinstufung und Belegung vollständig überarbeitet. Künftig müssen Sie quartalsweise nur noch einen einzigen Datensatz einfügen (idealerweise aus dem KIS ausgeleitet), womit dann die Mindestvorgaben berechnet werden. Auch die Veränderungen im Nachweisverfahren werden berücksichtigt. So können Sie weiterhin den vollen Umfang Ihrer Anrechnungen nach § 8 Abs. 5 PPP-RL erfassen. Die Ausleitung ermöglicht dann die richtlinienkonforme Berücksichtigung des ggf. limitierten Anteils für die Berechnung des tatsächlichen Personalbestands, sowie die nachrichtliche Angabe des über die Limitierung hinaus eingesetzten Personals. Zudem umfasst das Excel-Tool verschiedene Planungsfunktionen, welche die Krankenhäuser zur vorausschauenden Abstimmung zwischen Belegung und Personaleinsatz nutzen können. Im Umfang ist auch eine eigene Sektion mit Kennzahlen enthalten, die sich ohne weitere Datenerfassung aus den bestehenden Daten und Berechnungen generieren und fachbereichs- und standortbezogen angezeigt werden können. Das Tool wurde vollständig auf die neue Fassung der Richtlinie, die zum 1.1.2025 Gültigkeit erlangen wird, angepasst, sodass die Servicedokumente des IQTIG weiterhin zuverlässig schnell und einfach befüllt werden können.

Das Excel-Tool zur PPP-RL Pro (Personalausstattung Psychiatrie und Psychosomatik-Richtlinie) – anwenderfreundlich, übersichtlich, aktuell – bietet Ihnen als Nutzer:

• Berechnung der Mindestpersonalvorgaben unter Beachtung der Vorgaben der Richtlinie (z. B. Abweichungsanalyse nach § 6 Abs. 4).
• Komfortable Verarbeitungsmöglichkeit von Datensätzen zum tatsächlichen Personaleinsatz:
  • Auswahlmasken zur monatlichen Festlegung eines Verteilungsverfahrens bzw. eines Verteilungsschlüssels zur Berücksichtigung von übergreifend eingesetzten Mitarbeitern (stations- und berufsgruppenbezogene Festlegung möglich).
  • Übersichtliche Erfassung von verschiedenen übergreifend eingesetzten Mitarbeiter-Zeiten.
• Erfassungsmöglichkeit von Anrechnungen auf den tatsächlichen Personaleinsatz der Stationen (inkl. Hinterlegung der betroffenen Regelaufgaben und einer (teilweise automatisierten) Erfassung der tatsächlichen Berufsgruppe der Anrechnung).
• Erfassungsmöglichkeiten für den pflegerischen Nachtdienst (inkl. der Möglichkeit zur Vornahme von Anrechnungen nach § 8 Abs. 3).
• Übersichtliche Gegenüberstellung der Mindestvorgaben und der tatsächlichen Einsatzzeiten.
• Detaillierte Analyse sowohl auf Quartals- und Einrichtungsebene wie auch auf Monats- und Stationsebene (Abweichungsanalyse, Berechnung des Erfüllungsgrads, Berechnung des Sanktionsgrads (ab 2023 gültig) etc.).
• Umfangreiche voreingestellte Datenauswertungen zur einfachen Übernahme der Daten in die Servicedokumente des IQTIG, um den Nachweispflichten der PPP-RL nachkommen zu können. Die entsprechenden Formulare wurden auf die neuen Anforderungen 2025 angepasst und im Hinblick auf die veränderte Systematik der Nachweisführung ab 1.1.2025 überarbeitet.
• Grafische Aufbereitung der Daten zur übersichtlichen Darstellung.
• Grafische Analysemöglichkeiten zu den Mindestpersonalvorgaben und dem tatsächlichen Personaleinsatz (mit individuellen Steuerungsmöglichkeiten).
• Simulationsmöglichkeiten (mit Vorjahresdaten) sowohl bei den Datenanalysen wie auch grafisch unterstützt.
• Verschiedene Planungsfunktionen zur vorausschauenden Abstimmung der Belegung und des Personaleinsatzes.
• Kennzahlen zur grafisch unterstützen Datenanalyse und für den Einsatz im Sinne eines Berichtswesens für klinisch verantwortliche Führungskräfte.
• Hilfstabellen zur Umrechnung und Verteilung von Personalansätzen.
• Ausfüllhinweise für den Anwender.
• Handbuch mit weiterführenden Erklärungen und Hinweisen zur Bedienung.

Hier finden Sie eine Vorschau der Version der Anwendung.

Mit der Einführung der PPP-RL zum 1.1.2020 wurde nicht nur die Psychiatrie-Personalverordnung abgelöst, sondern auch ein detailliertes und umfangreiches Nachweisverfahren implementiert. Die Krankenhäuser müssen nach § 11 PPP-RL stations- und monatsbezogen sowie einrichtungs- und quartalsbezogen vielfältige Datensätze zusammenstellen, Vorjahresdaten mit aktuellen Werten abgleichen (§ 6 PPP-RL), diverse Berechnungen anstellen und im Bedarfsfall auch noch verschiedene Ausnahmetatbestände erheben (§ 10 PPP-RL). Die gesammelten Daten müssen anschließend über zwei Servicedokumente, die vom IQTIG zur Verfügung gestellt werden, an die beteiligten Gremien übermittelt werden. Zudem führt die vorgesehene Sanktionierung von Verstößen gegen die Richtlinie dazu, dass das Controlling in den Einrichtungen zunehmend an Bedeutung gewinnt und die Verantwortlichen - zumeist sehr kurzfristig - detaillierte Informationen, Analysen und Simulationen zur Steuerung der Einrichtung benötigen.

Die Herausgeber des Praxishandbuchs zur PPP-RL haben sich aufgrund der Vielzahl von Vorgaben und der äußerst komplexen Inhalte und Berechnungen dazu entschlossen, ein eigenes Excel-Tool zur Unterstützung der Krankenhäuser zu erstellen. Das excelbasierte Tool muss nur an wenigen Stellen vom Anwender mit Daten befüllt werden und bietet anschließend übersichtliche und auf die notwendigen Inhalte komprimierte Auswertungen zu den Regelungsinhalten der PPP-RL. Dabei ist die Ermittlung der Mindestvorgaben (VKS-Mind), sowie die Eingabe und Verarbeitung der tatsächlichen Personalbesetzung (VKS-Ist) möglich. Die eingegebenen Daten werden innerhalb des Dokuments direkt weiterverarbeitet und lassen sich über voreingestellte Tabellen auf Knopfdruck so aufbereiten, dass eine direkte Übernahme der Daten in die offiziellen Servicedokumente des IQTIG möglich ist (Copy & Paste). Erkenntnisse aus der Anwendung in den Jahren 2021 bis 2024 sind bereits unterjährig in die Weiterentwicklung des Tools eingeflossen und wurden über Updates zur Verfügung gestellt. Für 2025 wurden noch einmal alle Funktionalitäten überprüft und im Hinblick auf den Bedienungskomfort optimiert.

Das Excel-Tool bietet somit einen großen Mehrwert: Die Daten lassen sich sowohl für die Geschäfts- und Klinikleitung komprimiert und übersichtlich darstellen (und nötigenfalls ausdrucken) und können anschließend ohne weitere Bearbeitungsschritte in die Servicedokumente übertragen werden. Unmittelbar in der gleichen Datenstruktur und auf der gleichen Datenbasis lassen sich dann verschiedene Szenarien durchspielen und Planungen ableiten. Die Kennzahlen bieten zudem insbesondere den klinisch verantwortlichen Führungskräften Informationen im Sinne eines Berichtswesens.

Das Tool wurde mit Microsoft Excel 2016 erstellt und verwendet keine Makros.