Excel-Tool zur PPP-RL Pro. Steuerungs-, Planungs- und Nachweissystem. Für das Datenjahr 2027

Version 7.0

Bitte beachten Sie folgende Hinweise: 

• Der G-BA hat am 18.06.2026 weitere Veränderungen an der PPP-RL beschlossen, die zum 1.1.2027 in Kraft treten. Unter anderem ist davon auch das Nachweisverfahren betroffen. Obwohl prinzipiell im Jahr 2026 die Umstellung auf die einmal jährliche Übermittlung der vier Quartalsnachweise erfolgte, muss die Einhaltung der Richtlinie weiterhin quartalsweise geprüft werden, da bei einer Unterschreitung der Mindestvorgaben im Tag- und/oder Nachtdienst auch in 2027 eine quartalsweise Übermittlung der Nachweise an alle am Verfahren beteiligten Stellen weiterhin notwendig ist.
• Das Nachweisverfahren verändert sich mit Wirkung zum 15.2.2027 nachhaltig, da mit Abgabe der Jahresmeldung 2026 die Anwendung der „Spezifikation“ notwendig ist. Eine Abgabe über excelbasierte Servicedokumente ist dann nicht mehr möglich. Mit dem Excel-Tool können Sie aber weiterhin Ihre Daten in gewohnter Art und Weise richtlinienkonform auf- und vorbereiten. Die Daten können dann z.B. über den von medhochzwei in Kooperation mit Pradtke herausgegebenen Konnektor erfasst und richtlinienkonform ans IQTIG übertragen werden. Falls Sie sich für die Lizenzierung des Konnektors interessieren, kommen Sie bitte auf uns zu
• Mit Wirkung zum 1.1.2027 verändern sich die Einstufungsmöglichkeiten für psychosomatische Fachabteilungen und Krankenhäuser. Die bisherige Nummerierung wird verändert und erweitert. Bitte passen Sie bei der Befüllung der Tabellen beim ersten Mal dahingehend besonders auf, damit Sie nicht versehentlich falsche Einstufungen erfassen.
• In der Version 2026 war die Erfassung von Anrechnungen im Nachtdienst erschwert möglich. Mit Version 2027 wurde hier eine Ergänzung geschaffen, welche die Erfassung wie im Tagdienst komfortabler ermöglichen soll.

Das Excel-Tool zur PPP-RL Pro implementiert ein Steuerungs-, Planungs- und Nachweissystem. Es dient der Berechnung der Mindestpersonalvorgaben und ermöglicht die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Die Prüfung der Einhaltung der Mindestvorgaben ist mit dem Tool einfach und unkompliziert möglich. Zudem sind mit dem Tool detaillierte Datenanalysen und -simulationen sowie die Kalkulation der seit 2026 drohenden Sanktionszahlungen möglich. Das Tool versetzt Sie zudem in die Lage, sich frühzeitig mit den Änderungen für das Jahr 2027 auseinanderzusetzen, und umfasst eine Sektion mit Kennzahlen zum hausinternen Vergleich und Plausibilitätscheck.

Das erweiterte Excel-Tool zur PPP-RL implementiert ein Steuerungs-, Planungs- und Nachweissystem. Es dient der Berechnung der Mindestpersonalvorgaben, zur detaillierten – auch grafisch unterstützten – Datenanalyse und -simulation (quartals- und einrichtungsbezogen sowie stations- und monatsbezogen), zur Kalkulation der Schadenshöhe aufgrund von Sanktionsmaßnahmen nach § 13 PPP-RL und zur quartalsweisen Prüfung der Einhaltung der Mindestvorgaben. Die Datenermittlung ist einfach aufgebaut und ermöglicht die Übergabe der Datensätze an einen nachgelagerten Konnektor, wie er z. B. von medhochzwei und Pradtke angeboten wird, zur spezifikationskonformen Datenübermittlung an das IQTIG. Die geänderte Nachweisführung tritt Mitte Februar 2027 mit der erstmaligen Abgabe eines Jahresnachweises für das Jahr 2026 in Kraft und betrifft ab dann alle (Quartals-)Nachweise zur PPP-RL. Das Excel-Tool berücksichtigt dabei alle Vorgaben der PPP-RL für das Erfassungsjahr 2027 (z. B. neue Einstufungen und Minutenwerte in der Psychosomatik). Zudem umfasst das Excel-Tool verschiedene Planungsfunktionen, welche die Krankenhäuser zur vorausschauenden Abstimmung zwischen Belegung und Personaleinsatz nutzen können. Im Umfang ist auch eine eigene Sektion mit Kennzahlen enthalten, die sich ohne weitere Datenerfassung aus den bestehenden Daten und Berechnungen generieren und fachbereichs- und standortbezogen angezeigt werden können. Das Tool wurde vollständig auf die neue Fassung der Richtlinie, die zum 1.1.2027 Gültigkeit erlangen wird, angepasst, sodass Sie sich bereits heute einen Überblick über Veränderungen im neuen Jahr verschaffen können.

Das Excel-Tool zur PPP-RL Pro (Personalausstattung Psychiatrie und Psychosomatik-Richtlinie) – anwenderfreundlich, übersichtlich, aktuell – bietet Ihnen als Nutzer:

• Berechnung der Mindestpersonalvorgaben unter Beachtung der Vorgaben der Richtlinie (z. B. Abweichungsanalyse nach § 6 Abs. 4).
• Komfortable Verarbeitungsmöglichkeit von Datensätzen zum tatsächlichen Personaleinsatz:
  • Auswahlmasken zur monatlichen Festlegung eines Verteilungsverfahrens bzw. eines Verteilungsschlüssels zur Berücksichtigung von übergreifend eingesetzten Mitarbeitern (stations- und berufsgruppenbezogene Festlegung möglich).
  • Übersichtliche Erfassung von verschiedenen übergreifend eingesetzten Mitarbeiter-Zeiten.
• Erfassungsmöglichkeit von Anrechnungen auf den tatsächlichen Personaleinsatz der Stationen (inkl. Hinterlegung der betroffenen Regelaufgaben und einer (teilweise automatisierten) Erfassung der tatsächlichen Berufsgruppe der Anrechnung).
• Erfassungsmöglichkeiten für den pflegerischen Nachtdienst und eine überarbeitete und ergänzte Möglichkeit, Anrechnungen nach § 8 komfortabel vornehmen zu können.
• Übersichtliche Gegenüberstellung der Mindestvorgaben und der tatsächlichen Einsatzzeiten.
• Detaillierte Analyse sowohl auf Quartals- und Einrichtungsebene wie auch auf Monats- und Stationsebene (Abweichungsanalyse, Berechnung des Erfüllungsgrads, Berechnung des Sanktionsgrads etc.).
• Umfangreiche voreingestellte Datenauswertungen zur einfachen Übernahme der Daten in einen „Konnektor“ (z. B. von medhochzwei und Pradtke), um den Nachweispflichten der PPP-RL spezifikationskonform nachkommen zu können.
• Grafische Aufbereitung der Daten zur übersichtlichen Darstellung.
• Grafische Analysemöglichkeiten zu den Mindestpersonalvorgaben und dem tatsächlichen Personaleinsatz (mit individuellen Steuerungsmöglichkeiten).
• Simulationsmöglichkeiten (mit Vorjahresdaten) sowohl bei den Datenanalysen wie auch grafisch unterstützt.
• Kennzahlen zur grafisch unterstützen Datenanalyse und für den Einsatz im Sinne eines Berichtswesens für klinisch verantwortliche Führungskräfte.
• Ausfüllhinweise für den Anwender.
• Handbuch mit weiterführenden Erklärungen und Hinweisen zur Bedienung.

Hier finden Sie eine Vorschau der Version der Anwendung.

Mit der Einführung der PPP-RL zum 1.1.2020 wurde nicht nur die Psychiatrie-Personalverordnung abgelöst, sondern auch ein detailliertes und umfangreiches Nachweisverfahren implementiert. Die Krankenhäuser müssen nach § 11 PPP-RL einrichtungs- und quartalsbezogen vielfältige Datensätze zusammenstellen, Vorjahresdaten mit aktuellen Werten abgleichen (§ 6 PPP-RL), diverse Berechnungen anstellen und im Bedarfsfall auch noch verschiedene Ausnahmetatbestände erheben (§ 10 PPP-RL). Die gesammelten Daten müssen anschließend an die beteiligten Gremien übermittelt werden. Zudem führt die Sanktionierung von Verstößen gegen die Richtlinie dazu, dass das Controlling in den Einrichtungen an Bedeutung gewinnt und die Verantwortlichen – zumeist sehr kurzfristig – detaillierte Informationen, Analysen und Simulationen zur Steuerung der Einrichtung benötigen.

Die Herausgeber des Praxishandbuchs zur PPP-RL haben sich aufgrund der Vielzahl von Vorgaben und der äußerst komplexen Inhalte und Berechnungen dazu entschlossen, ein eigenes Excel-Tool zur Unterstützung der Krankenhäuser zu erstellen. Das excelbasierte Tool muss nur an wenigen Stellen vom Anwender mit Daten befüllt werden und bietet anschließend übersichtliche und auf die notwendigen Inhalte komprimierte Auswertungen zu den Regelungsinhalten der PPP-RL. Dabei ist die Ermittlung der Mindestvorgaben (VKS-Mind), sowie die Eingabe und Verarbeitung der tatsächlichen Personalbesetzung (VKS-Ist) möglich. Die eingegebenen Daten werden innerhalb des Dokuments direkt weiterverarbeitet und lassen sich über voreingestellte Tabellen auf Knopfdruck so aufbereiten, dass eine direkte Übernahme der Daten in die offiziellen Servicedokumente des IQTIG möglich ist (Copy & Paste). Erkenntnisse aus der Anwendung in den Jahren 2021 bis 2026 sind bereits unterjährig in die Weiterentwicklung des Tools eingeflossen und wurden über Updates zur Verfügung gestellt. Für 2027 wurden noch einmal alle Funktionalitäten überprüft und im Hinblick auf den Bedienungskomfort optimiert.

Das Excel-Tool bietet somit einen großen Mehrwert: Die Daten lassen sich sowohl für die Geschäfts- und Klinikleitung komprimiert und übersichtlich darstellen (und nötigenfalls ausdrucken) und können anschließend ohne weitere Bearbeitungsschritte in die Servicedokumente übertragen werden. Unmittelbar in der gleichen Datenstruktur und auf der gleichen Datenbasis lassen sich dann verschiedene Szenarien durchspielen und Planungen ableiten. Die Kennzahlen bieten zudem insbesondere den klinisch verantwortlichen Führungskräften Informationen im Sinne eines Berichtswesens.

Das Tool wurde mit Microsoft Excel 2016 erstellt und verwendet keine Makros.