Artikelbeschreibung

Version 3.6

Bitte beachten Sie folgende Hinweise:

• Die Abbildung des Nachtdienstes hat sich im Vergleich zu 2022 stark verändert. Genauere Informationen finden Sie im Handbuch.
• Sollen Anrechnungen nach § 8 Abs. 5 PPP-RL in anderen Berufsgruppen als dem Pflegedienst vorgenommen werden, ist zwingend die neue Version 3.1 des Tools zu verwenden. Wenn nur im Pflegedienst angerechnet werden soll, kann in Q1 auch noch mit der Version 3.0 gearbeitet werden. Ein Austausch wird zwar empfohlen, kann aber unterlassen werden, wenn es zu aufwändig wäre.
  Ein Fehler in der Vorversion des Tools führt dazu, dass die Anrechnungen bei anderen Berufsgruppen außer der Pflege fälschlich nicht in den S-Registerkarten berücksichtigt werden würde.
• In Registerkarte S09 wird bis Version 3.1 der falsche Mindest-Erfüllungsgrad ausgewiesen (Zelle C2, derzeit ausgeblendet, kann aber eingeblendet werden). Insofern berechnen sich die Angaben, die ins Servicedokument zu übernehmen sind, leider falsch (betrifft: JA/NEIN-Angabe). Sofern Sie das Excel-Tool nicht austauschen möchten, empfehlen wir Ihnen, in Zelle C2 „90%“ als festen Wert zu erfassen und das Excel Tool erst für die Verwendung in Q2 auszutauschen.
• Das Update auf Version 3.3 behebt verschiedene Fehler, die bei der Nachweisführung zu Q1 bekannt wurden.
  Beispielsweise hat die automatische Limitierung nicht passgenau funktioniert. Dies sollte nun behoben sein.
• Derzeit arbeitet die Kappung der Anrechnungen nach § 8 Abs. 5 nicht korrekt. Für Register A5.1 werden die korrekten Werte ausgegeben, während für Register A5.3 zu hohe Werte angezeigt werden. Dies wurde mit Version 3.4 behoben.

Das erweiterte Excel-Tool zur PPP-RL implementiert ein Steuerungs-, Planungs- und Nachweissystem. Es dient der Berechnung der Mindestpersonalvorgaben, zur detaillierten – auch grafisch unterstützten – Datenanalyse und -simulation (quartals- und einrichtungsbezogen sowie stations- und monatsbezogen), zur Kalkulation möglicher Sanktionsmaßnahmen (ab 2024) und zur quartalsweisen Datenermittlung und Übernahme in die Servicedokumente des IQTIG. Zudem umfasst das Excel-Tool verschiedene Planungsfunktionen, welche die Krankenhäuser zur vorausschauenden Abstimmung zwischen Belegung und Personaleinsatz nutzen können. Im Umfang ist auch eine eigene Sektion mit Kennzahlen enthalten, die sich ohne weitere Datenerfassung aus den bestehenden Daten und Berechnungen generieren und fachbereichs- und standortbezogen angezeigt werden können. Neu hinzugekommen ist eine detaillierte Erfassungsmöglichkeit für die Anwesenheitszeiten des Pflegedienstes im Nachtdienst, damit die neuen Nachweispflichten ab 2023 erfüllt werden können. Nachdem die Richtlinie zum 1.1.2023 das Volumen möglicher Anrechnungen nach § 8 Abs. 5 limitiert, wurde das Tool auch diesbezüglich entsprechend angepasst. Sie können Ihre Anrechnungen unverändert erfassen – auch über das geltende Limit hinaus – und die Daten werden erst bei der Auswertung für die Servicedokumente auf das maximal mögliche Anrechnungsniveau limitiert. Das Tool wurde vollständig auf die neue Fassung der Richtlinie, die zum 1.1.2023 Gültigkeit erlangen wird, angepasst, sodass die Servicedokumente des IQTIG weiterhin zuverlässig schnell und einfach befüllt werden können.

Das Excel-Tool zur PPP-RL Pro (Personalausstattung Psychiatrie und Psychosomatik-Richtlinie) – anwenderfreundlich, übersichtlich, aktuell – bietet Ihnen als Nutzer:

• Berechnung der Mindestpersonalvorgaben unter Beachtung der Vorgaben der Richtlinie (z. B. Abweichungsanalyse nach § 6 Abs. 4).
• Komfortable Verarbeitungsmöglichkeit von Datensätzen zum tatsächlichen Personaleinsatz:
  • Auswahlmasken zur monatlichen Festlegung eines Verteilungsverfahrens bzw. eines Verteilungsschlüssels zur Berücksichtigung von übergreifend eingesetzten Mitarbeitern (stations- und berufsgruppenbezogene Festlegung möglich).
  • Übersichtliche Erfassung von verschiedenen übergreifend eingesetzten Mitarbeiter-Zeiten.
• Erfassungsmöglichkeit von Anrechnungen auf den tatsächlichen Personaleinsatz der Stationen (inkl. Hinterlegung der betroffenen Regelaufgaben und einer (teilweise automatisierten) Erfassung der tatsächlichen Berufsgruppe der Anrechnung).
• Erfassungsmöglichkeiten für den pflegerischen Nachtdienst (inkl. der Möglichkeit zur Vornahme von Anrechnungen nach § 8 Abs. 3).
• Übersichtliche Gegenüberstellung der Mindestvorgaben und der tatsächlichen Einsatzzeiten.
• Detaillierte Analyse sowohl auf Quartals- und Einrichtungsebene wie auch auf Monats- und Stationsebene (Abweichungsanalyse, Berechnung des Erfüllungsgrads, Berechnung des Sanktionsgrads (ab 2023 gültig) etc.).
• Umfangreiche voreingestellte Datenauswertungen zur einfachen Übernahme der Daten in die Servicedokumente des IQTIG, um den Nachweispflichten der PPP-RL nachkommen zu können. Die entsprechenden Formulare wurden auf die neuen Anforderungen 2023 angepasst und im Hinblick auf die veränderte Systematik der Nachweisführung ab 1.1.2023 überarbeitet.
• Grafische Aufbereitung der Daten zur übersichtlichen Darstellung.
• Grafische Analysemöglichkeiten zu den Mindestpersonalvorgaben und dem tatsächlichen Personaleinsatz (mit individuellen Steuerungsmöglichkeiten).
• Simulationsmöglichkeiten (mit Vorjahresdaten) sowohl bei den Datenanalysen wie auch grafisch unterstützt.
• Verschiedene Planungsfunktionen zur vorausschauenden Abstimmung der Belegung und des Personaleinsatzes.
• Kennzahlen zur grafisch unterstützen Datenanalyse und für den Einsatz im Sinne eines Berichtswesens für klinisch verantwortliche Führungskräfte.
• Hilfstabellen zur Umrechnung und Verteilung von Personalansätzen.
• Ausfüllhinweise für den Anwender
• Handbuch mit weiterführenden Erklärungen und Hinweisen zur Bedienung

Hier finden Sie eine Vorschau der Version der Anwendungen.

Mit der Einführung der PPP-RL zum 1.1.2020 wurde nicht nur die Psychiatrie-Personalverordnung abgelöst, sondern auch ein detailliertes und umfangreiches Nachweisverfahren implementiert. Die Krankenhäuser müssen nach § 11 PPP-RL stations- und monatsbezogen sowie einrichtungs- und quartalsbezogen vielfältige Datensätze zusammenstellen, Vorjahresdaten mit aktuellen Werten abgleichen (§ 6 PPP-RL), diverse Berechnungen anstellen und im Bedarfsfall auch noch verschiedene Ausnahmetatbestände erheben (§ 10 PPP-RL). Die gesammelten Daten müssen anschließend über zwei Servicedokumente, die vom IQTIG zur Verfügung gestellt werden, an die beteiligten Gremien übermittelt werden. Zudem führt die vorgesehene Sanktionierung von Verstößen gegen die Richtlinie dazu, dass das Controlling in den Einrichtungen zunehmend an Bedeutung gewinnt und die Verantwortlichen - zumeist sehr kurzfristig - detaillierte Informationen, Analysen und Simulationen zur Steuerung der Einrichtung benötigen.

Die Herausgeber des Praxishandbuchs zur PPP-RL haben sich aufgrund der Vielzahl von Vorgaben und der äußerst komplexen Inhalte und Berechnungen dazu entschlossen, ein eigenes Excel-Tool zur Unterstützung der Krankenhäuser zu erstellen. Das excelbasierte Tool muss nur an wenigen Stellen vom Anwender mit Daten befüllt werden und bietet anschließend übersichtliche und auf die notwendigen Inhalte komprimierte Auswertungen zu den Regelungsinhalten der PPP-RL. Dabei ist die Ermittlung der Mindestvorgaben (VKS-Mind), sowie die Eingabe und Verarbeitung der tatsächlichen Personalbesetzung (VKS-Ist) möglich. Die eingegebenen Daten werden innerhalb des Dokuments direkt weiterverarbeitet und lassen sich über voreingestellte Tabellen auf Knopfdruck so aufbereiten, dass eine direkte Übernahme der Daten in die offiziellen Servicedokumente des IQTIG möglich ist (Copy & Paste). Erkenntnisse aus der Anwendung in den Jahren 2021 und 2022 sind bereits unterjährig in die Weiterentwicklung des Tools eingeflossen und wurden über Updates zur Verfügung gestellt. Für 2023 wurden noch einmal alle Funktionalitäten überprüft und im Hinblick auf den Bedienungskomfort optimiert.

Das Excel-Tool bietet somit einen großen Mehrwert: Die Daten lassen sich sowohl für die Geschäfts- und Klinikleitung komprimiert und übersichtlich darstellen (und nötigenfalls ausdrucken) und können anschließend ohne weitere Bearbeitungsschritte in die Servicedokumente übertragen werden. Unmittelbar in der gleichen Datenstruktur und auf der gleichen Datenbasis lassen sich dann verschiedene Szenarien durchspielen und Planungen ableiten. Die Kennzahlen bieten zudem insbesondere den klinisch verantwortlichen Führungskräften Informationen im Sinne eines Berichtswesens.

Das Tool wurde mit Microsoft Excel 2016 erstellt und verwendet keine Makros.